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電子帳簿保存法システム対応

電子取引のデータ、
どのように保存していますか？

電子メールやWebサイトなどで請求書や領収書等を電子的にやり取りすることを「電子取引」と言います。
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引データの電子保存が義務づけらました。
弊社では、そんな電子帳簿保存法をシステムから対応しサポートいたします。

電子帳簿保存法について

Q電子取引データの電子保存が必要？

A電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引データの電子保存が義務づけらました。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿書類を電子データで保存するときの取扱いなどを定めた法律です。これまで、紙での保存が義務付けられていた帳簿書類を、電子データで保存することが認められました。

電子による保存は、3つに区分されます。

適用は任意

1電子帳簿保存法
会計ソフト等で作成した帳簿や書類等を電子的に保存
適用は任意

2スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存
全事業社が対象

3電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存

このうち、「3.電子取引」は、令和3年の税制改正で、すべての法人・個人事業者の対応が義務づけられました。
取引に関する書類を電子データで作成した場合は、保存要件に則り電子保存する必要があります。
それら電子データを印刷して紙で保存することは認められません。

主な改正点は？

電子取引データの紙保存が禁止となり、電子保存が必要となりました。
保存要件を満たした保存方法が必要ですので、単にパソコン内に保存しておくだけではいけません。

Qいつから電子取引データの電子保存が必要に？

A2024年1月1日から、ほぼ全ての事業者で電子保存が必要になります。

電子取引データの保存について

Q電子取引データの保存にどう対応すれば？

A定められた電子取引データの保存要件に従って対応しましょう。

電子取引データの保存要件とは？

電子取引データを保存するにあたって、保存要件が定められています。

システム概要に関する書類の備え付け
見読可能装置の備え付け
検索機能の確保
データの真実性を担保する措置

対応のポイントとなるのは、「3」と「4」になります。

検索機能の確保とは？

「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できる状態にしておくことです。

専用ソフトで機能を備える
保存するファイル名を「20221031_㈱国税商事_110000」のように規則性を持たせる
索引簿を作成し、ファイルと関連付ける

データの真実性を担保する措置とは？

タイムスタンプが付されたデータを受け取る
データに速やかにタイムスタンプを押す
データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

A～Dのいずれかを行うことが求められます。

弊社では、これら保存要件に則った
電子ファイル保存システムを開発いたしました。

通常版と簡易版の2種類をご用意しております。
お客さまの業務に合わせてお選びいただければと思います。

Q電子保存が必要な取引データとは？

A電子データとして取引先と授受した書類については電子取引になります。

電子取引に該当する取引

電子メール
電子メールにより請求書や領収書などのデータを受領。
ホームページ
ホームページから請求書や領収書などのPDF等をダウンロード。
クラウドサービス
電子請求書や電子領収書をクラウドサービスを利用して受領。
カード
クレジットカードや交通系ICカードの利用明細などをクラウドサービスにより受領。
ペーパーレス
ペーパーレス化したFAX機能でPDF等を受領。
DVD等の記録媒体
請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体で受領。
EDIシステム
特定の取引に係るEDIシステムを利用。

上記に当てはまるものがある場合は、
電子取引の保存要件に則った保存が必要です。

電子データ保存システムは
電子帳簿保存法スキャナ保存
電子取引などの
データ保存に対応しております。

弊社で開発した電子データ保存システムでは、
電子取引データはもちろん、各種書類データの保存が可能です。
お客さまの業務内容や取り扱うデータの量に応じて、
通常版と簡易版の2種類からお選びいただけます。

システム機能

	通常版	簡易版
ファイル検索	標準検索項目取引先取引年月日（範囲指定）取引金額（範囲指定）属性（登録・修正）書類分類・種類伝票番号説明（あいまい検索）	検索項目フォルダ名書類種類取引年月日取引金額取引先名
検索項目設定	システム構築時設定	定型の項目
検索情報の修正	登録後、検索項目情報の修正可能	×
修正管理	修正時のユーザー・更新日時の管理	×
ファイル表示	登録された電子ファイルの表示	登録された電子ファイルの表示
フォルダ名	任意	定型
ファイル名の編集	×	〇（編集後に再登録が必要）
保存フォルダ	固定（システム構築時設定）	任意
保存前フォルダ	固定（システム構築時設定）	任意
共有環境（NAS等）が必要	〇	△
マルチユーザー対応	〇	△
削除管理	削除時のユーザー・日時の管理	×
利用者別権限設定	権限項目ログイン・メニュー編集権限登録権限訂正権限削除権限検索項目訂正権限検索権限公開検索権限（ゲスト用）	×
利用履歴管理	利用履歴項目利用者名利用日時フォーム名動作	×
利用者利用アプリ設定	アプリ毎に利用者を設定可能	×
経理以外のファイル管理	社内の文書管理としても利用可能	社内の文書管理としても利用可能

簡易版システム紹介

ファイル情報取得

指定したフォルダ内のファイル情報を取得しデータベース化します。
取得方法は、「指定フォルダのみ」と「指定フォルダ以下すべて」の2種類です。

■フォルダ構成例

上図の「フォルダA」を基準とした場合、「指定フォルダのみ」は「フォルダA」のみのファイル情報を取得します。また、「指定フォルダ以下すべて」は「フォルダA」内にある「フォルダB」から「フォルダZ」および、各フォルダの下層フォルダ「1～10」までのすべてのファイル情報を取得します。

ファイル表示

一覧に表示されているファイルを表示することができます。
表示可能ファイル形式は、pdf、jpg、png、bmp、gifです。